เทคนิคจัดการคลังสินค้าที่ควรรู้

เทคนิคการจัดการคลังสินค้า

Warehouse Management คือ กระบวนการควบคุมและจัดระเบียบทุกอย่างภายในคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การป้อนสินค้าเข้าสู่คลัง ไปจนถึงสินค้าส่งออกจากคลังเพื่อขายหรือบริโภค แต่รู้หรือไม่วิธีการจัดการคลังสินค้าก็สำคัญไม่แพ้กัน เพราะนอกจากจะช่วยเลือกลดค่าใช้จ่ายแล้ว อยากเป็นจุดเริ่มต้นในการสร้างกำไรด้วยเช่นกัน

บทความนี้จะพูดถึง 5 เทคนิคจัดการคลังสินค้าที่สามารถปรับใช้ได้ไม่ว่าจะเป็นคลังสินค้าขนาดเล็กหรือใหญ่

เทคนิคจัดการคลังสินค้าที่ควรรู้

1. ตั้งคำถามกับการจัดการคลังสินค้าในปัจจุบัน

เพราะการตั้งคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่มีอยู่ในปัจจุบัน เป็นการทบทวนกระบวนงานและพัฒนาระบบงานได้ดี โดยเฉพาะการนำข้อมูลหรือรู้ถึงปัญหาที่มีอยู่แล้ว ว่าคลังสินค้าของคุณมีการจัดการที่มีประสิทธิผลหรือไม่ เช่น

• เวลาในการจัดเก็บ-ขนส่งสินค้า
• ความถูก-ผิดในการหยิบจ่าย
• การจัดวางสินค้าบนพื้นที่ในคลัง
• ชนิดและวิธีการจัดเก็บสินค้า
• วิธีการคัดแยกสินค้า
• สินค้าคงคลังปัจจุบัน
• ผลตอบแทนจากการจัดการคลังสินค้า
• ค่าใช้จ่ายในการจัดการคลังสินค้า
• มาตรฐานการคืนสินค้า
• การจัดการอื่นๆ

การจัดการคลังสินค้าที่ดีควรเป็นการจัดการที่ถูกที่ ถูกเวลา ได้มาตรฐาน และสร้างบริการได้ตรงตามความต้องการของลูกค้า ภายใต้งบประมาณที่เหมาะสม ถ้ามีจุดใดที่ดูผิดปกติ หรือมีค่าใช้จ่ายเยอะเกินไป นั่นอาจเป็นสัญญาณให้ต้องทำการปรับปรุงหรือพัฒนาคลังสินค้าให้ดีขึ้น

2. วางมาตรฐานในการจัดการคลังสินค้า

หลายคนเข้าใจผิดว่า การจัดการคลังสินค้าต้องมีพื้นที่จัดเก็บเยอะ สามารถจัดเก็บและคัดแยกสินค้าได้รวดเร็ว พร้อมต่อการกระจายและขนส่งสินค้า แต่มันจะไม่มีประโยชน์เลย ถ้าขาด “ความถูกต้อง”

สินค้าถูกส่งเร็วเป็นเรื่องที่ดี แต่ต้องกลับมาดูว่าภายใต้ความเร็วนั้น มีความเสียหายหรือไม่ ของครบหรือไม่ กิดความผิดพลาดมากน้อยขนาดไหน สำหรับการจัดการ จึงต้องมีการตั้งมาตรฐานเกี่ยวกับคลังสินค้า

“มาตรฐานคือความพอเหมาะ” คือ เหมาะกับธุรกิจ เพราะแต่ละธุรกิจมีบริบทและข้อจำกัดที่แตกต่างกัน การ Copy ระบบจากที่หนึ่งมาใช้อย่าง 100% ไม่ได้หมายความว่าเราจะประสบความสำเร็จเหมือนอย่างองค์กรนั้น แต่การเลือกปรับ และมันตั้งคำถาม พร้อมพัฒนาอย่างต่อเนื่อง นั่นคือการวางมาตรฐานที่เหมาะสมที่สุด

3. คิดเสมอว่าเรื่องเล็กน้อยก็ส่งผลกระทบได้

หากเกิดของหาย หรือ ของเสียเพียงหน่วยเดียว ก็ถือเป็นเรื่องใหญ่ด้วยกันทั้งสิ้น เพราะในกระบวนการจัดการคลังสินค้าต้องให้ความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับบริการที่ส่งถึงมือลูกค้า

ความผิดพลาดที่เกิดขึ้น แสดงถึงกระบวนการที่ยังสามารถพัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง ทั้งในเชิงการแก้ไขและป้องกันปัญหา ดังนั้น การจัดการคลังสินค้าที่ดีจึงต้องสำรวจ ตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้น และจะดีมาก หากมีอุปกรณ์สำหรับตรวจสอบคลังสินค้าที่ทันสมัย ให้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ จะช่วยให้การจัดการเป็นไปได้ง่าย และ สะดวก รวดเร็วยิ่งขึ้น

4. ใช้ข้อมูลจากลูกค้าเพื่อปรับปรุงงานคลังสินค้า

หากต้องการเทคนิคการจัดการใหม่ ๆ ลองเดินไปหาลูกค้าดู เพราะลูกค้านั่งแหละ คือ ผลของการพัฒนาคุณภาพบริการ ซึ่งลูกค้าอาจให้ข้อมูลในสิ่งที่ไม่เคยสังเกตมาก่อน ดังนั้น สิ่งที่ควรทำในการจัดการคลังสินค้า คือ การรับ Feedback จากลูกค้า ทั้งความพึงพอใจและคำตำหนิของลูกค้า ว่าด้านไหนที่ดีโดเด่น และ ด้านไหนที่ควรปรับปรุงบ้าง

5. ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเหลือ

การจัดการที่ดีจะต้องมีตัวช่วยที่เหมาะสม คลังสินค้าก็เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจ เทคโนโลยีพื้นฐานอย่างโปรแกรม Excel ก็เป็นสิ่งสำคัญ ไปจนถึงโปรแกรมสำเร็จรูปอย่าง Warehouse Management

ดังนั้น ปู้ประกอบการควรเลือกใช้เทคโนโลยีมาสนับสนุนการจดการคลังสินค้าที่เหมาะสม ตรงกับบริบทบริษัท และที่สำคัญหมั่นพัฒนากระบวนการดำเนินงานในคลังสินค้าอย่างต่อเนื่อง